จองโรงแรมเกาหลี 4-5 ดาวแบบ block ให้กรุ๊ปองค์กร ทำไงให้คุ้มงบ

จองโรงแรมเกาหลีแบบ block ต้องระบุเตียงให้ชัดเจน

ทำไมต้องนับจำนวนห้องแทนจำนวนคนรวม

ก่อนส่งคำขอจอง ลองแยกรายชื่อดูว่าใครพักกับใคร ใครต้องการพักคนเดียว และแต่ละคืนใช้ห้องเท่ากันหรือเปล่า ควรเตรียมจำนวนห้องต่อคืนพร้อม rooming list หรือรายชื่อผู้เข้าพักแยกห้อง ไม่ใช่แจ้งจำนวนคนรวมอย่างเดียว เพราะยอดคนยังไม่ได้บอกความต้องการเรื่องการจัดห้องของทีม

หน้าจองของ The Shilla Seoul ให้เลือกจำนวนผู้เข้าพักในแต่ละห้องและเพิ่มห้องแยกกัน ส่วน Metro Hotel Myeongdong ระบุว่าโรงแรมอาจขอชื่อ สัญชาติ และข้อมูลจำเป็นอื่นของผู้จอง จึงควรเตรียมข้อมูลให้พร้อมตามที่ผู้รับจองขอ โดยเช็ครายชื่อและการจับคู่กับคนเดินทางก่อนส่งยืนยัน

ถ้ารายชื่อยังไม่นิ่ง ให้แยกสิ่งที่ยืนยันแล้วกับสิ่งที่ยังรอคำตอบไว้ในเอกสาร เช่น ห้องที่ตกลงคู่พักแล้วกับห้องที่ยังต้องถามเจ้าตัว และแจ้งสถานะนั้นให้โรงแรมเข้าใจตรงกัน อย่าเพิ่งนับห้องที่ยังลังเลเป็นยอดยืนยันทั้งหมด

หลายโรงแรมระบุประเภทเตียงแยกชัดเจน

หลายโรงแรมระบุประเภทห้องและ Twin/Double แยกชัด เช่น The Shilla Seoul มีห้อง Deluxe ที่เลือกได้ทั้ง Twin และ Double ขณะที่ Barrier-free Business Deluxe และ Grand Corner Deluxe ระบุเฉพาะ Double จึงควรดูรายละเอียดของห้องที่โรงแรมเสนอจริง แม้จะเป็นห้องสำหรับพักร่วมกัน ก็อย่าเพิ่งสรุปว่าจะได้เตียงแยกตามที่ทีมต้องการ

• Twin คือห้องเตียงเดี่ยวแยกสองเตียง ถ้าเพื่อนร่วมงานต้องการนอนแยกเตียง ให้ระบุคำนี้ในคำขอ

• Double คือห้องเตียงใหญ่หนึ่งเตียง ควรถามความต้องการของผู้เข้าพักก่อนเลือกให้

• Single คือห้องพักหนึ่งคนหรือหนึ่งเตียงตามที่โรงแรมกำหนด ให้ขอรายละเอียดประเภทเตียงประกอบด้วย

ตอนรับข้อเสนอ ให้เทียบชื่อประเภทห้องกับประเภทเตียงควบคู่กัน แล้วเช็คว่าสัดส่วนที่โรงแรมตอบกลับตรงกับรายการที่ส่งไปหรือยัง ถ้ามีห้องประเภทอื่นเสนอมาแทน ควรกลับไปถามคนที่จะพักก่อนตอบรับ โดยเฉพาะคู่ที่แจ้งว่าต้องการเตียงแยก เรื่องนี้คุยให้จบตั้งแต่ก่อนยืนยันห้องจะชัดเจนกว่ารอถามตอนเช็คอิน

วางแผนจองล่วงหน้าสำหรับโรงแรม 4-5 ดาว

ช่วงไฮซีซันที่ควรวางแผนจองล่วงหน้า

VisitKorea แนะนำให้จองล่วงหน้าหากเดินทางช่วงพีกเดือนกรกฎาคม - สิงหาคม และธันวาคม - มกราคม สำหรับคนไทย ช่วงแรกคืออากาศร้อนชื้นและมีฝน ส่วนช่วงหลังหนาวจริงและต้องเตรียมเสื้อกันหนาวให้พร้อม ถ้าแผนของทีมตรงกับช่วงเหล่านี้ ควรเริ่มสอบถามห้องเมื่อมีวันเดินทางและความต้องการเบื้องต้นแล้ว

ฤดูใบไม้ผลิเดือนมีนาคม - พฤษภาคม และช่วงใบไม้เปลี่ยนสีเดือนกันยายน - พฤศจิกายน เป็นช่วงที่ VisitKorea แนะนำสำหรับการเดินเที่ยว แต่ไม่ได้หมายความว่าอากาศสบายเท่ากันทุกเดือน มีนาคมยังเย็นถึงหนาวโดยเฉพาะเช้าและค่ำ เมษายน - พฤษภาคมเดินเที่ยวสบายกว่า ส่วนกันยายนยังอุ่น ก่อนจะเย็นลงเร็วในตุลาคม - พฤศจิกายน โดยพฤศจิกายนถือว่าหนาวสำหรับคนไทย

ช่วงที่เหมาะกับการเดินเที่ยวกับช่วงพีกเป็นข้อมูลคนละเรื่อง อย่าใช้ฤดูกาลเพียงอย่างเดียวสรุปว่าห้องในโซลเต็มแล้วหรือยังว่างมาก ให้ขอสถานะห้องตามวันเข้าพักจริงจากโรงแรมที่สนใจ

อีกช่วงที่ควรเช็คประกอบคือซอลลัล หรือปีใหม่ตามจันทรคติของเกาหลี และชูซอก หรือเทศกาลขอบคุณพืชผลและกลับบ้านเกิด ทั้งคู่เป็นวันหยุดสำคัญที่มีคนเกาหลีเดินทางกลับภูมิลำเนาจำนวนมาก ถ้าวันเดินทางตรงกับเทศกาล ให้เช็คแผนเดินทางและห้องพักควบคู่กันก่อนสรุปโปรแกรม

ระยะเวลาที่ควรจองก่อนเดินทาง

สำหรับโรงแรมระดับ 4-5 ดาว ไม่มีจำนวนเดือนมาตรฐานที่ใช้ตอบได้ทุกกรุ๊ป คำแนะนำให้จองล่วงหน้าในช่วงพีกก็ไม่ได้ระบุว่าต้องล่วงหน้ากี่เดือน จึงควรคุยจากวันเข้าพัก ประเภทห้อง และเงื่อนไขที่โรงแรมตอบกลับมา แทนการยึดระยะเวลาเดียวกับทุกทริป

ถ้าองค์กรกำหนดช่วงเดินทางได้แล้ว ให้เริ่มสอบถามตัวเลือกได้ พร้อมบอกว่าส่วนไหนยังรออนุมัติ ระหว่างนั้นค่อยรวบรวมความต้องการของคนพักและเทียบข้อเสนอ หากมีวันเดินทางสำรองที่องค์กรยอมรับได้ ก็ให้โรงแรมช่วยเช็คแยกตามวัน โดยยังไม่สรุปว่าช่วงใดมีห้องจนกว่าจะได้รับคำตอบ

ก่อนตอบรับ ให้ถามด้วยว่าข้อเสนอและสถานะห้องที่แจ้งมายืนยันได้ภายใต้เงื่อนไขใด แล้วนัดวันสรุปภายในทีมให้สอดคล้องกัน การมีเวลาตัดสินใจและผู้รับผิดชอบชัดเจนเป็นสิ่งที่ทีมจัดทริปเตรียมได้ แม้จะยังไม่ได้ห้องตามตัวเลือกแรก

ตรวจสอบเงื่อนไข Release Period และการยกเลิก

ระยะเวลาปล่อยห้องโดยไม่เสียค่าธรรมเนียม

Release Period คือช่วงปล่อยห้องคืนให้โรงแรมก่อนเข้าเงื่อนไขค่าปรับ แต่จะปล่อยได้ถึงวันไหน ลดได้อย่างไร และมีช่วงที่ไม่เสียค่าธรรมเนียมหรือไม่ ต้องขอรายละเอียดของกรุ๊ปนั้นเป็นลายลักษณ์อักษร อย่าเพิ่งถือว่าเงื่อนไขที่เห็นบนหน้าจองรายบุคคลจะใช้กับห้องที่กันไว้ทั้งหมด

Fairmont Ambassador Seoul ระบุว่าค่าธรรมเนียมยกเลิกการจองแบบกรุ๊ปเป็นไปตามสัญญาแยก ส่วน Hotel Koreana มีนโยบายยกเลิกสำหรับกรุ๊ปโดยเฉพาะ และให้ดูเงื่อนไขของช่องทางที่ใช้จองด้วย ขณะที่ Metro Hotel Myeongdong ให้ติดต่อโรงแรมโดยตรงเรื่องนโยบายการยกเลิกและชำระเงินสำหรับการจองที่เข้าเกณฑ์เฉพาะของโรงแรม

ก่อนยืนยันห้อง ควรขอคำตอบจากผู้รับจองให้ครบว่า วันสุดท้ายที่คืนห้องได้คือวันใด เงื่อนไขครอบคลุมห้องที่กันไว้แบบไหน และต้องแจ้งผ่านช่องทางใด หากอีเมลกับสัญญาเขียนไม่ตรงกัน ให้ขอฉบับที่ยืนยันตรงกันก่อนนำไปแจ้งทีม การเขียนเพียงว่า “ยกเลิกได้” ยังไม่ละเอียดพอสำหรับใช้ตัดสินใจ

ค่าธรรมเนียมเมื่อปรับลดจำนวนห้องพัก

เงื่อนไขลดห้องและค่าธรรมเนียมขึ้นกับสัญญาของแต่ละกรุ๊ป จึงต้องขอรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นกัน ถ้ายอดคนอาจเปลี่ยน ลองให้ผู้รับจองอธิบายกรณีที่เกี่ยวกับทริปจริง เช่น ลดห้องบางส่วนหรือเปลี่ยนคืนเข้าพัก เพื่อให้รู้ว่าต้องพิจารณาข้อไหนในสัญญา

เมื่อได้คำตอบแล้ว ให้ทีมจัดทริปและฝ่ายที่อนุมัติค่าใช้จ่ายดูเอกสารชุดเดียวกัน พร้อมกำหนดคนที่รับผิดชอบแจ้งเปลี่ยนแปลงกับโรงแรม หากจำเป็นต้องลดห้อง ให้ขอคำยืนยันผลต่อเงื่อนไขเดิมก่อนดำเนินการ และเก็บคำตอบไว้คู่กับรายการห้องฉบับล่าสุด

จุดที่ควรตกลงกันภายในคือใครมีสิทธิ์ยืนยันยอด และใครต้องรับทราบเมื่อมีการเปลี่ยนห้อง อย่าให้คำขอจากผู้เดินทางถูกส่งต่อเป็นการยกเลิกทันทีโดยทีมที่ดูสัญญายังไม่ได้เช็คเงื่อนไข

หาที่พักโซลย่านไหนเหมาะกับกรุ๊ป

ฮงแดและเมียงดงเหมาะกับกรุ๊ปแบบไหน

ลองถามทีมก่อนว่าหลังจบโปรแกรม อยากเดินซื้อของ หาร้านอาหาร หรือแวะคาเฟ่ใกล้ที่พัก คำตอบนี้ช่วยให้เลือกย่านได้ตรงกับการใช้งานมากกว่าดูชื่อโรงแรมอย่างเดียว

เมียงดง เป็นย่านช้อปปิ้งหลักแห่งหนึ่งของโซล มีถนนหลักเชื่อมจากสถานี Myeong-dong Subway Line 4 และฝั่ง Lotte Department Store ที่อึลจีโร เหมาะกับกรุ๊ปที่อยากเดินซื้อของและกินข้าวใกล้ที่พักในช่วงอิสระ ส่วน ฮงแด เป็นย่านรอบ Hongik University Street มีร้านค้า คาเฟ่ ร้านอาหาร และการแสดงบนถนน เหมาะกับทีมที่ชอบออกไปเดินเล่นช่วงเย็น

เมื่อเลือกย่านได้แล้ว ค่อยดูตำแหน่งโรงแรมจริงและจุดนัดพบของทีมประกอบด้วย ชื่อย่านช่วยจำกัดตัวเลือก แต่ยังต้องเช็คว่าที่พักนั้นสะดวกกับเส้นทางในโปรแกรมของคุณแค่ไหน

อ่านต่อ: พักโซลย่านไหนดีสำหรับกรุ๊ปบริษัท

ย่านที่รถบัสเข้าถึงและสะดวกสำหรับกลุ่มใหญ่

ถ้าทริปใช้รถบัส ให้เช็คเรื่องรับส่งแยกจากความสะดวกในการเดินทางด้วยรถไฟฟ้า Seoul City แยกจุดจอดรถบัสท่องเที่ยวและจุดรับส่งบางแห่งออกจากที่จอดทั่วไป จึงควรให้ทีมจัดรถเช็คตำแหน่งล่าสุดใน Seoul Parking Information โดยเลือกหมวดรถบัสท่องเที่ยว ก่อนคอนเฟิร์มโรงแรม

ตอนสอบถามโรงแรม ให้ขอรายละเอียดว่ารถจะรับส่งตรงไหน และให้ผู้จัดรถเช็คต่อว่าจุดจอดระหว่างรออยู่ที่ใด จากนั้นเทียบกับทางเข้าโรงแรมและแผนขนสัมภาระ การระบุจุดบนแผนที่ให้ตรงกันจะช่วยให้ทีมมีข้อมูลสำหรับนัดหมาย ไม่ต้องตีความคำว่า “ใกล้โรงแรม” กันเอง

ถ้ามีคนที่ต้องการความช่วยเหลือในการเดินหรือถือกระเป๋า ควรแจ้งความต้องการนั้นไปด้วย แล้วให้โรงแรมและผู้จัดรถตอบกลับว่าใช้จุดรับส่งใดได้จริง อย่าเพิ่งเลือกที่พักจากภาพหน้าโรงแรมหรือระยะใกล้สถานีเพียงอย่างเดียว

หาที่พักเกาหลีสำหรับองค์กร จัดการยังไงให้คนพักถูกใจและคุมงบได้

ก่อนเลือกโรงแรม ลองวางรายการห้อง ข้อเสนอ และเงื่อนไขไว้เทียบกัน เพื่อดูว่าตัวเลือกไหนตรงกับความต้องการของทีมและมีจุดใดต้องถามเพิ่ม ทีมงาน BENS ช่วยประสานหาโรงแรมและขอเงื่อนไข Block Booking ตามโจทย์ขององค์กร เพื่อใช้เปรียบเทียบตัวเลือกก่อนตัดสินใจ

• จองโรงแรมเกาหลี 4 5 ดาว Block Booking สำหรับกรุ๊ปองค์กร

• โปรแกรมทัวร์เกาหลีสำหรับองค์กร

• ติดต่อ BENS