เชจูเหมาะกับทริป retreat ผู้บริหาร จุดพักผ่อนระดับพรีเมียม

ทำไมเชจูถึงเหมาะกับ retreat (ทริปพักผ่อนเชิงประชุมของผู้บริหาร)

ลองถามทีมก่อนว่า การออกมาคุยงานครั้งนี้ต้องมีอะไรบ้าง ถ้าต้องการทั้งห้องประชุมและเวลาอยู่กับธรรมชาติ เชจูมีองค์ประกอบให้วางทริปแบบนั้นได้ การเลือกที่พักซึ่งใช้ประชุมได้ด้วยช่วยลดการย้ายสถานที่ในวันทำงาน ส่วนวันพักค่อยเลือกจุดเที่ยวให้สัมพันธ์กับที่พัก ไม่จำเป็นต้องเก็บสถานที่ให้ครบทั่วเกาะ

ภูมิประเทศหลากหลาย ทะเลและภูเขาในเกาะเดียว

เชจูมีทะเลล้อมรอบ มีโอรึมหรือเนินเขาภูเขาไฟกระจายอยู่บนเกาะ และมีฮัลลาซาน (Hallasan Mountain) เป็นภูเขากลางเกาะและอุทยานแห่งชาติ จึงมีทั้งฉากทะเลและภูเขาให้เลือกตามความสนใจของคณะ การพักอยู่บนเกาะเดียวตลอดทริปช่วยให้วางช่วงประชุมสลับกับการออกไปชมธรรมชาติได้ โดยไม่ต้องเพิ่มการเดินทางไปปลายทางอื่น

แต่การอยู่เกาะเดียวกันไม่ได้บอกว่าทุกจุดอยู่ใกล้กัน ถ้าเป้าหมายคือมีเวลาคุยงานและพักมากขึ้น ลองเลือกกิจกรรมที่ทีมสนใจจริงแล้วเช็คเส้นทางจากที่พักก่อน ยิ่งลดการแวะระหว่างวันได้ ก็ยิ่งเหลือเวลาให้แต่ละช่วงโดยไม่ต้องรีบออกจากสถานที่เพราะมีจุดถัดไปรออยู่

สำหรับคณะที่ชอบทะเล อาจวางเวลาชมวิวเป็นช่วงพักระหว่างกิจกรรม ส่วนทีมที่สนใจภูเขาค่อยพิจารณาว่าต้องการชมบรรยากาศหรือเดินเส้นทางจริง ความต้องการสองแบบนี้ใช้การเตรียมตัวต่างกัน การถามให้ชัดก่อนจะช่วยให้ผู้จัดเลือกกิจกรรมได้ตรงกับความพร้อมของผู้ร่วมทริป

ที่พักและพื้นที่จัดงานระดับพรีเมียม

เชจูมีทั้งโรงแรมและรีสอร์ทที่รองรับงานประชุม ศูนย์ประชุม ICC Jeju และสถานที่จัดงานรูปแบบอื่น ย่าน Jungmun Tourist Complex เป็นคอมเพล็กซ์ท่องเที่ยวที่มีโรงแรม แหล่งท่องเที่ยว และสิ่งอำนวยความสะดวกอยู่กระจุกตัว จึงเป็นย่านที่นำมาพิจารณาได้เมื่อต้องเลือกที่พักกับสถานที่ประชุมให้เดินทางเชื่อมกัน

ตัวอย่างจากผู้ให้บริการคือ JW Marriott Jeju Resort & Spa ซึ่งระบุว่ามีห้องจัดงาน 4 ห้อง และห้องประชุมย่อย 5 ห้อง รวมถึงห้องบอลรูม ห้องประชุม สวนกลางแจ้ง และพื้นที่บนดาดฟ้า ถ้าทีมต้องแยกกลุ่มคุยแล้วกลับมาสรุปร่วมกัน ให้ถามผังห้องและการใช้งานจริงก่อนเลือกพื้นที่ จำนวนห้องที่มีในโรงแรมยังไม่ได้บอกว่าห้องเหล่านั้นจะว่างพร้อมกันในวันของเรา

หากจะใช้เอกสารหรือสไลด์ประกอบ ให้แจ้งรูปแบบการประชุมแก่สถานที่แล้วถามเรื่องจอ เสียง และอุปกรณ์ที่ต้องใช้ด้วย ส่วนการแยกกลุ่มคุยควรถามว่าห้องอยู่ใกล้กันแค่ไหนและกลับมารวมกลุ่มอย่างไร รายละเอียดเหล่านี้ช่วยให้เปรียบเทียบสถานที่จากการใช้งานจริงได้มากกว่าดูเพียงภาพห้องหรือความจุรวม

ส่วนความเป็นส่วนตัว ให้คุยเป็นเรื่องของพื้นที่ที่จะใช้โดยตรง เช่น ใช้ห้องเฉพาะคณะได้หรือไม่ มีผู้ใช้พื้นที่ร่วมตรงไหน และการจัดที่นั่งเหมาะกับวาระประชุมหรือเปล่า คำว่าที่พักระดับพรีเมียมเพียงอย่างเดียวยังตอบรายละเอียดเหล่านี้ไม่ได้ ควรให้สถานที่ยืนยันก่อนสรุปโปรแกรม โดยเฉพาะเมื่อมีการพูดคุยข้อมูลภายในองค์กร

อ่านต่อ: Jeju Luxury Retreat สำหรับผู้บริหาร ต่างจากทริปเที่ยวทั่วไปอย่างไร

กิจกรรมและแนวทางจัดทริป 3 วัน 2 คืน

สำหรับทริปสั้น ลองวางช่วงประชุมหลักไว้ก่อน แล้วค่อยเติมกิจกรรมรอบช่วงนั้น ตัวอย่างต่อไปนี้เริ่มด้วยการคุยงานในวันแรก ออกไปเดินชมธรรมชาติในวันที่สอง และเว้นวันกลับให้มีเวลาพักกับเดินทาง แต่ควรขยับตามเวลามาถึงจริง ถ้าวันแรกมาถึงช้า ให้ย้ายวาระหลักไปวันถัดไปแทนการเร่งประชุมทันทีหลังเดินทาง

ถ้าองค์กรต้องการยื่นขอการสนับสนุนประเภท corporate meeting เกณฑ์ของ JTO MICE ระบุให้มีเวลาประชุมอย่างน้อย 4 ชั่วโมงในกำหนดการและพักอย่างน้อย 3 วัน ต้องเช็คคุณสมบัติและเงื่อนไขอื่นของโครงการด้วย ระยะเวลานี้เป็นเกณฑ์สำหรับการขอสนับสนุน ส่วนเวลาคุยงานของแต่ละทีมให้กำหนดตามวาระและสิ่งที่ต้องสรุปร่วมกัน

วันแรก ประชุมวิสัยทัศน์ท่ามกลางธรรมชาติ

หลังเดินทางมาถึงและเช็คอิน ให้มีเวลาพักก่อนเริ่มคุยงาน จากนั้นใช้ห้องประชุมในที่พักเป็นจุดรวมตัวเพื่อแลกเปลี่ยนทิศทางธุรกิจหรือวางประเด็นที่ต้องการหารือ การพักกับประชุมในสถานที่เดียวกันช่วยลดขั้นตอนขึ้นรถย้ายจุด และปรับเวลาพักระหว่างวาระได้ตามความเหมาะสม

ก่อนเริ่มประชุม ลองตกลงกันว่าวันนี้ต้องได้ข้อสรุปเรื่องใด และเรื่องใดเปิดไว้คุยต่อได้ จะได้แบ่งเวลาพอดีกับวาระ หากต้องการใช้พื้นที่กลางแจ้ง ให้ถามสถานที่เรื่องความพร้อมสำหรับรูปแบบประชุมที่จะจัดก่อน ส่วนช่วงหลังประชุมเว้นไว้สำหรับพักและรับประทานอาหาร โดยเช็คสถานที่กับการจองล่วงหน้า

ไม่จำเป็นต้องจัดกิจกรรมต่อเนื่องจนค่ำทุกวัน คนที่อยากคุยต่อสามารถใช้ช่วงว่างนั้นได้ ส่วนคนที่ต้องการพักก็มีเวลาแยกไปพัก การแจ้งให้ชัดว่าช่วงไหนเป็นกิจกรรมร่วมและช่วงไหนเป็นเวลาส่วนตัว ช่วยให้ผู้ร่วมทริปวางแผนของตัวเองได้

วันที่สอง พักผ่อนและเดินชมธรรมชาติบางช่วง

เชจูโอลเล (Jeju Olle Trail) เป็นเส้นทางเดินรอบเกาะเชจูที่เลือกเดินเฉพาะบางช่วงได้ จึงนำมาพิจารณาสำหรับช่วงออกไปชมธรรมชาติได้โดยไม่ต้องวางแผนเดินทั้งเส้น ก่อนเลือกช่วงเดิน ให้เช็คข้อมูลเส้นทางจริง ระยะทาง จุดเริ่มและจุดจบ รวมถึงความพร้อมของคณะ ไม่ควรถือว่าช่วงสั้นทุกช่วงจะเดินได้สบายสำหรับทุกคน

ถ้ามีผู้ร่วมทริปที่ไม่ต้องการเดิน ให้เตรียมทางเลือกพักและนัดจุดรวมตัวให้ชัดด้วย ส่วนคณะที่สนใจฮัลลาซาน โดยเฉพาะการขึ้นยอดผ่านเส้นทาง Seongpanak หรือ Gwaneumsa ต้องเช็คระบบจองทางการและสถานะเส้นทางในวันเดินทางก่อนจัดกิจกรรม อย่าวางการขึ้นยอดเป็นกิจกรรมแทรกเพียงเพราะมีเวลาว่างอยู่ในตาราง

ช่วงบ่ายเว้นเวลาพัก หรือเลือกกิจกรรมในร่มตามสิ่งอำนวยความสะดวกที่ที่พักยืนยัน ถ้าทีมยังมีประเด็นจากวันแรก อาจใช้ช่วงนี้คุยต่อโดยนัดเวลาให้ชัด แล้วปล่อยช่วงที่เหลือเป็นเวลาพัก ไม่ต้องเติมกิจกรรมเพียงเพื่อให้กำหนดการดูเต็ม

วันที่สาม พักและรับประทานอาหารก่อนเดินทางกลับ

เช้าวันกลับให้เริ่มจากเวลาที่ต้องออกจากที่พัก แล้วค่อยดูว่ามีเวลาว่างเหลือเท่าไร อาจเว้นให้พักตามอัธยาศัย เก็บสัมภาระ หรือคุยสรุปประเด็นค้างก่อนเช็คเอาต์ หากวันก่อนหน้าประชุมจบแล้ว ก็ใช้เช้านี้เป็นเวลาพักได้โดยไม่ต้องนัดรวมตัวเพิ่ม

ก่อนกลับจัดเวลารับประทานอาหารและเดินทางไปสนามบิน โดยเช็คร้าน การจอง และเส้นทางกับผู้ให้บริการก่อนเดินทาง เลือกจุดที่เข้ากับเวลาออกจากที่พักและเวลาเดินทางกลับ ถ้าแวะแล้วต้องเร่งทั้งคณะ การลดจุดแวะจะช่วยให้มีเวลาสำหรับมื้ออาหารและจัดการสัมภาระมากขึ้น

เรื่องอากาศควรเผื่อไว้ตั้งแต่จัดตารางกลางแจ้ง ฮัลลาซานมีอิทธิพลให้สภาพอากาศฝั่งเหนือและใต้ รวมถึงฝั่งรับลมและอับลมต่างกัน ชายฝั่งเชจูมีลมแรงกว่าหลายพื้นที่ของเกาหลี ต่อให้อุณหภูมิไม่ต่ำมาก คนไทยก็อาจรู้สึกเย็นและเหนื่อยง่ายเมื่อเดินรับลมนาน ควรเช็คพยากรณ์ของพื้นที่ที่จะไปใกล้วันเดินทาง และเตรียมกิจกรรมในร่มที่สถานที่ยืนยันแล้วไว้แทนช่วงกลางแจ้ง

ฤดูใบไม้ผลิช่วงกลางมีนาคม - มิถุนายน และฤดูใบไม้ร่วงช่วงกันยายน - พฤศจิกายน มีอากาศเย็นสบายในมุมคนไทย แต่ช่วงเช้าและค่ำควรมีแจ็กเก็ต ส่วนฤดูหนาวช่วงธันวาคม - กลางมีนาคม แม้ไม่ได้ติดลบบ่อยก็ยังรู้สึกหนาวเมื่อมีลม โดยเฉพาะกิจกรรมบนเขาและชายฝั่ง ใช้ฤดูกาลเป็นข้อมูลตั้งต้น แล้วปรับการแต่งตัวและกิจกรรมตามพยากรณ์ใกล้วันจริง

วางแผนพาทีมไปทริปเชจู

ก่อนติดต่อเรื่องทริป ลองสรุปช่วงเดินทาง จำนวนผู้ร่วมทริป วาระประชุม และกิจกรรมที่ทีมสนใจไว้คร่าว ๆ ถ้าจะขอการสนับสนุนจาก JTO MICE ให้เช็คสิทธิ์ก่อน เพราะกิจกรรมสันทนาการทั่วไปไม่ได้เข้าเกณฑ์ทุกงาน การมีเวลาประชุมตามกำหนดเพียงอย่างเดียวจึงยังไม่ใช่คำยืนยันว่าจะได้รับการสนับสนุน

หากกำลังวางแผนทริปประชุมหรือ retreat ผู้บริหารบนเกาะเชจู ติดต่อ BENS เพื่อสอบถามรูปแบบทริปที่เหมาะกับทีม พร้อมเล่าว่าอยากแบ่งเวลาคุยงานกับพักผ่อนแบบไหน

• บริการ Private Tour

• ติดต่อ BENS