เดินทางเป็นกรุ๊ปไปเกาหลี ต้องเตรียมเอกสารเข้าเมืองอะไรบ้าง

เช็คลิสต์เอกสารเข้าเมืองที่ต้องเตรียมตัวก่อนเดินทางไปเกาหลี

เริ่มจากแยกเอกสารประจำตัวออกจากข้อมูลทริปที่ใช้ร่วมกัน พาสปอร์ตกับสถานะการอนุญาตเดินทางต้องเช็คเป็นรายคน ส่วนตั๋ว แผนเที่ยว และโรงแรมควรใช้ข้อมูลฉบับล่าสุดที่ตรงกันทั้งกรุ๊ป ใครช่วยกรอกแบบฟอร์มก็ให้เจ้าของข้อมูลอ่านทวนก่อนส่ง จะได้แก้ตั้งแต่ยังมีเอกสารอยู่ตรงหน้า

เอกสารหรือข้อมูล	เตรียมอะไรไว้	จุดที่ควรเช็ค
พาสปอร์ต	เล่มที่ใช้เดินทางจริง	ยังใช้ได้ และข้อมูลตรงกับที่กรอก
K-ETA	ผลอนุมัติสำหรับคนที่ต้องใช้	สถานะรายคนก่อนขึ้นเครื่อง
e-Arrival Card	พาสปอร์ต อีเมล เที่ยวบินขาเข้า และที่พัก	ต้องยื่นหรือได้รับยกเว้น และอยู่ในช่วงที่ส่งได้หรือยัง
ข้อมูลการเดินทาง	ตั๋ว แผนเที่ยว และใบจองโรงแรม	วันเดินทางกับที่อยู่ตรงกับทริปจริง

ตารางนี้ใช้ช่วยจัดของก่อนบิน เอกสารสนับสนุนให้เตรียมตามการเดินทางจริง หากมีเงื่อนไขเฉพาะตัว ให้เช็คกับหน่วยงานทางการก่อนใช้รายการของเพื่อนเป็นต้นแบบ เพราะการเดินทางด้วยกันไม่ได้ทำให้ทุกคนมีสถานะเข้าเมืองเหมือนกัน

เช็คว่าใครต้องทำ K-ETA และใครมีข้อยกเว้น

สิ่งที่ต้องทำให้ครบทุกคนคือเช็คว่าใครต้องขอ K-ETA และใครอยู่ในเงื่อนไขยกเว้น ไม่ควรสรุปว่าทุกคนต้องสมัครใหม่ตามกัน ประเทศไทยอยู่ในรายชื่อที่สมัคร K-ETA ได้ และผู้มีสิทธิ์ที่ต้องใช้ระบบนี้เพื่อเดินทางแบบไม่ใช้วีซ่าต้องได้รับอนุมัติก่อนขึ้นเครื่องบินหรือเรือ อย่ารอเริ่มสมัครหลังออกเดินทางแล้ว

K-ETA ไม่ใช่วีซ่า และผลอนุมัติไม่รับประกันว่าจะเข้าเกาหลีใต้ได้ การตัดสินสุดท้ายอยู่ที่เจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมือง ณ ด่านเข้าเมือง สำหรับคนที่มีผลอนุมัติแล้ว ระบบระบุว่าได้รับยกเว้นการส่งใบขาเข้า จึงควรแยกรายชื่อกลุ่มนี้ไว้ก่อนเริ่มเตรียม e-Arrival Card เพื่อไม่ให้ตามกรอกเอกสารที่ไม่จำเป็น

ถ้ากรุ๊ปมีสมาชิกที่สถานะต่างกัน ให้จดไว้ชัด ๆ ว่าใครมีผลอนุมัติ ใครกำลังดำเนินการ และใครต้องเช็คเงื่อนไขเพิ่มเติม อย่าใช้ข้อความว่า “ยื่นแล้ว” แทน “อนุมัติแล้ว” เพราะเป็นคนละสถานะ รายละเอียดเรื่องการแบ่งงานและติดตามผลอ่านต่อได้ท้ายหัวข้อนี้

อ่านต่อ: K-ETA สำหรับกรุ๊ปไทย ใครต้องยื่น ใครยกเว้น และขั้นตอนที่ทีมควรเตรียม

e-Arrival Card ใบขาเข้าอิเล็กทรอนิกส์ที่เริ่มยื่นได้ตั้งแต่ 3 วันก่อนถึงเกาหลีใต้

สำหรับคนที่ต้องยื่น e-Arrival Card ให้เข้าใจช่วงเวลาให้ตรงก่อน: เริ่มยื่นได้ตั้งแต่ 3 วันก่อนถึงเกาหลีใต้ตามเวลาเกาหลี ไม่ได้หมายความว่าต้องส่งก่อนถึงครบ 3 วันพอดี ระบบนี้เป็นใบขาเข้าของทางการและแยกจาก K-ETA จึงควรเช็คสิทธิ์ยกเว้นให้เรียบร้อยก่อนกรอก

ข้อมูลที่ต้องเตรียมคือพาสปอร์ตที่ยังใช้ได้ อีเมลที่ใช้งานได้ วันที่เข้าเกาหลีใต้ หมายเลขเที่ยวบินขาเข้า และข้อมูลที่พัก ส่วนวันออกกับหมายเลขเที่ยวบินขาออกเป็นข้อมูลที่เลือกกรอกได้ตามคู่มือ เมื่อส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ไม่ต้องกรอกใบขาเข้ากระดาษซ้ำ

ก่อนกดส่ง ลองเปิดตั๋วกับใบจองที่พักเทียบไปด้วย โดยเฉพาะเที่ยวบินที่ออกจากไทยคนละวันกับวันที่ถึงปลายทาง ให้ใช้วันเข้าเกาหลีใต้ตามการเดินทางจริง ถ้ายังรอเปลี่ยนโรงแรม ควรตามข้อมูลที่ยืนยันแล้วจากผู้จัดทริป แทนการใส่ที่อยู่เดิมเพียงเพราะเพื่อนกรอกไว้ก่อน

หลังส่ง แบบฟอร์มจะหมดอายุอัตโนมัติเมื่อครบ 72 ชั่วโมงนับจากเวลาส่ง และหมดผลเมื่อผ่านการตรวจคนเข้าเมืองแล้ว ถ้าเดินทางเข้าเกาหลีใต้อีกครั้งต้องยื่นใบขาเข้าใหม่สำหรับครั้งนั้นเมื่ออยู่ในกลุ่มที่ต้องยื่น จึงควรเก็บเวลาส่งไว้คู่กับข้อมูลเที่ยวบิน จะได้รู้ว่าต้องกลับมาเช็คเมื่อแผนเดินทางเปลี่ยน

เอกสารสนับสนุนของกรุ๊ป (ตั๋ว แผนเที่ยว โรงแรม)

จัดตั๋ว แผนเที่ยว และใบจองโรงแรมให้เล่าเรื่องเดียวกันว่า ไปทำอะไร พักที่ไหน และเดินทางกลับเมื่อไร ถ้าไปกับบริษัท ให้สมาชิกเข้าใจวัตถุประสงค์ของทริปตามจริงด้วย การมีไฟล์อยู่กับผู้ประสานงานอย่างเดียวอาจทำให้คนอื่นต้องรอถามทุกครั้งที่ต้องใช้ข้อมูล

แนะนำให้ส่งชุดข้อมูลที่อ่านง่ายให้สมาชิกเก็บไว้กับตัว โดยเลือกเฉพาะส่วนที่ใช้ในทริป ไม่ต้องส่งบทสนทนาจองโรงแรมทั้งชุดให้ไล่หาเอง

• ตั๋วหรือรายละเอียดเที่ยวบินที่เห็นวันเดินทางและหมายเลขเที่ยวบินชัดเจน

• แผนเที่ยวฉบับล่าสุดที่บอกกิจกรรมและเมืองที่จะพักตามจริง

• ใบจองหรือข้อมูลโรงแรมที่มีชื่อและที่อยู่สำหรับเปิดเทียบตอนกรอก

• ช่องทางติดต่อผู้ประสานงานกรุ๊ป เผื่อต้องถามรายละเอียดที่ตัวเองไม่มี

ให้ทุกคนลองเปิดไฟล์เหล่านี้ก่อนวันเดินทาง ถ้าใช้มือถือเป็นหลัก อาจบันทึกไว้ให้อ่านได้โดยไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ต และตั้งชื่อไฟล์ให้หาเจอทันที เช่น ตั๋วเดินทาง แผนเที่ยว และโรงแรม การเตรียมแบบนี้ช่วยให้หยิบข้อมูลได้เองโดยไม่ต้องเลื่อนย้อนข้อความในห้องแชต

การจัดการเอกสารสำหรับเดินทางเป็นกรุ๊ปให้ราบรื่น

งานของผู้ประสานงานเบาลงได้เมื่อแยกให้ชัดว่า ข้อมูลไหนรอจากสมาชิก และข้อมูลไหนรอจากคนจัดทริป แนะนำให้มีผู้รวบรวมรายชื่อคอยติดตามความคืบหน้า แต่ยังให้เจ้าของพาสปอร์ตยืนยันข้อมูลของตัวเอง ส่วนผู้ดูแลเที่ยวบินและโรงแรมควรเป็นคนแจ้งการเปลี่ยนแปลงให้สมาชิกทราบพร้อมกัน

ตรวจสอบพาสปอร์ตและผล K-ETA ล่วงหน้า

เริ่มเช็คตั้งแต่รวบรวมรายชื่อผู้เดินทาง โดยขอให้แต่ละคนเปิดพาสปอร์ตเล่มที่จะใช้จริง แล้วเทียบชื่อ เลขพาสปอร์ต และวันหมดอายุกับข้อมูลที่เตรียมยื่น หากเพิ่งเปลี่ยนเล่มหรือมีข้อสงสัยเรื่องอายุเอกสาร ให้เช็คเงื่อนไขกับทางการและสายการบินก่อนเดินทาง ไม่ใช้คำบอกต่อเป็นเกณฑ์ตัดสิน

ขั้นตอนสมัคร K-ETA มีการยืนยันอีเมล กรอกข้อมูลพาสปอร์ตและข้อมูลการสมัคร ก่อนตรวจทานแล้วส่ง จึงควรตกลงตั้งแต่แรกว่าใครดูแลอีเมลที่ใช้ และเจ้าของข้อมูลจะรับทราบผลอย่างไร ถ้ามีคนช่วยดำเนินการ ให้ส่งสถานะกลับไปถึงผู้เดินทางด้วย ไม่ปล่อยให้ผลอยู่กับผู้ยื่นเพียงคนเดียว

สำหรับคนที่ได้รับ K-ETA แล้ว แต่ข้อมูลทริปเปลี่ยน ต้องอัปเดตผ่านหน้า Update Travel Information ซึ่งเป็นหน้าปรับข้อมูลการเดินทาง ข้อมูลส่วนนี้รวมวัตถุประสงค์ ที่อยู่ที่จะพัก ช่องทางติดต่อ วันเข้าและออกที่คาดไว้ รวมถึงข้อมูลผู้ร่วมเดินทาง ลองเช็คหลังแผนเที่ยวลงตัวอีกครั้ง จะได้ไม่ใช้รายละเอียดจากทริปก่อน

ส่วนการยื่น e-Arrival Card เป็นกลุ่มมีช่องทาง Group e-Arrival Card สำหรับกรุ๊ปหรือบริษัทนำเที่ยวบนเว็บทางการ ลำดับงานคือยอมรับเงื่อนไข กรอกข้อมูลพาสปอร์ต ใส่รายละเอียดทริป ตรวจทาน และส่ง ผู้จัดจึงเตรียมรายชื่อกับแผนเดินทางไว้ก่อนได้ แล้วค่อยทำรายการเมื่อถึงช่วงยื่น

ถ้าต้องกรอกให้หลายคน การเลือกอุปกรณ์มีผลกับจำนวนที่ส่งได้ในครั้งเดียว คู่มือระบุว่าบนคอมพิวเตอร์ส่งได้สูงสุด 1,000 คน ส่วนเว็บบนมือถือสูงสุด 9 คนต่อครั้ง แนะนำให้ผู้ดูแลเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะกับงาน และเผื่อเวลาทวนข้อมูลแต่ละคน แม้จะส่งรวมกันได้ก็ไม่ควรข้ามการตรวจพาสปอร์ตเป็นรายเล่ม

ก่อนปิดงาน ให้เช็คว่ายังมีใครรอข้อมูลหรือค้างการยื่นอยู่ หากวัตถุประสงค์เข้าเมือง ที่พัก หรือวันออกใน e-Arrival Card เปลี่ยน สามารถเข้าไปเช็คและแก้ไขบนเว็บทางการก่อนผ่านด่านได้ ส่วนวันเข้าแก้ได้เฉพาะภายใน 3 วันนับจากวันที่ส่งครั้งแรก ถ้าเลื่อนเที่ยวบินจนแบบเดิมหมดอายุ ให้กลับไปดำเนินการให้ตรงกับการเดินทางใหม่

ซักซ้อมหน้างานและแบ่งกลุ่มก่อนลงเครื่อง

ก่อนลงเครื่อง ลองถามสมาชิกว่า “ถ้าต้องเปิดที่อยู่โรงแรมตอนนี้ หาเจอไหม?” ถ้ายังต้องรอคนส่งให้ นี่เป็นจุดที่ควรช่วยกันจัดให้พร้อม แนะนำให้แต่ละคนเก็บพาสปอร์ตกับข้อมูลของตัวเองในจุดที่หยิบสะดวก และอ่านแผนเที่ยวพอเข้าใจว่าจะไปไหน พักที่ใด

การซักซ้อมควรเป็นการทำความเข้าใจทริปจริง ให้ตอบตามข้อเท็จจริงของตัวเอง ไม่ต้องท่องคำตอบให้เหมือนกันทั้งกรุ๊ป ถ้าไม่เข้าใจคำถามของเจ้าหน้าที่ ให้ขอให้ทวนหรือขอความช่วยเหลือตามที่เจ้าหน้าที่อนุญาต แทนการเดาคำตอบเพราะอยากรีบตามเพื่อนไป

สำหรับกลุ่มเพื่อนอาจนัดช่วยกันดูว่าใครยังเปิดเอกสารไม่ได้ ส่วนกรุ๊ปบริษัทอาจแบ่งกลุ่มย่อยและกำหนดคนช่วยประสานแต่ละกลุ่ม โดยคุยรายละเอียดเหล่านี้ก่อนแยกไปทำขั้นตอนของตัวเอง

• ใครเป็นผู้ติดต่อหลักเมื่อสมาชิกต้องการความช่วยเหลือ

• หลังผ่านด่านแล้วจะนัดพบกันที่จุดใด โดยยืนยันตำแหน่งตามหน้างาน

• ถ้าออกมาคนละเวลา ให้รอที่ไหนและแจ้งใคร

• ใครเป็นคนประสานรถรับเมื่อสมาชิกพร้อมออกจากสนามบิน

การแบ่งกลุ่มเป็นเพียงวิธีดูแลสมาชิก ควรทำตามป้ายและคำแนะนำของเจ้าหน้าที่ในพื้นที่ ไม่ควรวางแผนโดยคาดว่าจะได้ตรวจพร้อมกันหรือออกจากด่านพร้อมกันทั้งหมด ผู้ที่ผ่านแล้วให้แจ้งผู้ประสานงานตามวิธีที่ตกลงกันไว้ จะได้ตามสมาชิกที่ยังมาไม่ถึงได้ถูกคน

เมื่อนัดพบครบแล้ว ค่อยเช็คสัมภาระและติดต่อผู้ดูแลรถรับให้ตรงกับจำนวนคนที่พร้อมเดินทางต่อ หากต้องการจัดบริการรับส่งต่อจากสนามบินไว้ล่วงหน้า ดูรายละเอียดที่ท้ายหัวข้อนี้

บริการ VIP Transfer Concierge

พาทีมไปเกาหลี ให้เราช่วยจัดการเอกสารทุกขั้นตอน

ถ้าคุณเป็นคนดูแลทริปบริษัท ลองเริ่มคุยกับ BENS ด้วยวันเดินทาง จำนวนผู้ร่วมทริป และสถานะเอกสารที่ยังค้าง เพื่อสอบถามขอบเขตการช่วยเตรียมข้อมูลและประสานการเดินทางให้เหมาะกับทีม โดยผลอนุมัติและการพิจารณาเข้าเมืองยังเป็นหน้าที่ของหน่วยงานทางการ

เลือกแผนเที่ยวที่สนใจก่อน แล้วส่งรายละเอียดให้ทีมช่วยดูงานที่ต้องเตรียมต่อ จะได้คุยทั้งเส้นทางและการดูแลสมาชิกจากข้อมูลทริปเดียวกัน

• โปรแกรมทัวร์เกาหลีสำหรับองค์กร

• ติดต่อ BENS